優秀!Googleスプレッドシート

優秀!Googleスプレッドシート

前回記事「ピボットテーブルのススメ」に続き、今回も業務で使えるツールについて書いていきます!


さて今回のターゲットは「Googleスプレッドシート」


操作に慣れるまでは苦手意識も芽生えるかもしれませんが、「苦手だから」と遠ざけるには勿体ないほど優秀なんです!


今回はそんなGoogleスプレッドシートの魅力についてご紹介します。





Googleスプレッドシートとは?

Googleスプレッドシートとは、Google社が提供している表計算ソフトです。


「Excelはソフト購入&インストールしないと使えません」が、「Googleスプレッドシートは”Googleアカウント”があれば誰でも利用可能!」加えて、Googleアカウントは無料で使うことも出来るのです。(Google Workspace無料版・有料版の違いについては割愛します)


同Google社提供のブラウザ「Chrome」を利用することで、Excelファイルをスプレッドシートへ取り込み編集・保存したり、別ファイルのスプレッドシートからデータを参照したり、「Googleドキュメント」や「Googleフォーム」などの他アプリケーションと連動したりするのも簡単に行えます。


また、スマホやタブレット向けにスプレッドシートアプリケーションが配信されているため、いつでもどこでも利用することが可能です。



GoogleスプレッドシートとExcelの違いは?

1)URLを送るだけでデータの共有が可能!

Excelデータを共有するためには、主にメールや共有フォルダ、USBでのやり取りとなりますが、スプレッドシートなら対象ファイルのURLを送ればすぐに共有可能です。
※共有設定で公開先や編集者などを指定することも出来ます。

2)複数人での同時編集が可能!

Excelでもファイルを共有設定にして複数人で開くことが可能ですが、Googleスプレッドシートでは誰がどのセルを編集しているのかがリアルタイムで表示され、同じ箇所を編集してしまったり、他の人が編集した箇所を削除してしまったりといった事故が起きる可能性が低くなります。

3)自動保存機能&編集履歴保存&データ復元機能がある!

Googleスプレッドシートは常に自動で保存してくれる機能が付いていますので、Excelのように何度も保存ボタンを押す必要はありません。
これは事務作業あるあるだと思いますが、「保存せずにファイルを閉じてしまった」や「保存前にパソコンがフリーズした」などの小さな事故により、「せっかく作ったデータが消えてしまう」というような切なく遣る瀬無い思いをする事もありません。
更に、変更履歴も自動保存され、誰がいつ変更したかという詳細な情報まで確認可能。
不測の事態(?)が起きた際には変更履歴からデータの復元を行うことだって出来ちゃいます!

4)だけど・・・処理速度だけはExcelが優勢

スプレッドシートはGoogleのサーバー上でプログラムが稼働しています。
そのため、膨大な量の計算やデータ処理のスピードはExcelに比べて時間がかかる場合があります。
残念ながらブラウザがフリーズしてしまう可能性もありますので、パソコンに負荷のかかるような処理を行うときはExcelのほうが適しています。
時と場合、データ量によって使い分けが必要となりそうですね。

さいごに簡単な関数をご紹介♪



※構文は検索すると沢山出てきますので割愛します


①IMPORTRANGE:他のスプレッドシートから値を参照

これぞクラウドの醍醐味!恩恵をフルで感じられる素晴らしい関数です・・!
別ファイルの特定データだけが欲しい時によく使っています。

②UNIQUE:指定範囲から重複削除後の値を取り出す

同ワードにつき1個のみ取出したいとき力を発揮してくれてます。
例えば「キーワード毎に数値の平均値を出したい」時など。
UNIQUE関数で重複削除後にAVERAGEIFでリアルタイム自動集計!

③SPLIT:テキストの文字列を分割する

CSV形式などのカンマやスラッシュで区切られた文字列をセルに分割してしまいこめる関数。
Excelでいう「区切り位置」ですね。


いや~もう、スプレッドシート。最高です。好きです。
クラウド稼働ツールでの集計は業務効率化の助けとなります。
今後も日々鍛錬していきたいと思います!!



この記事を書いた人

中道 瑞希

『イートラスト株式会社 管理本部』

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